Sikker overlevering med overtakelsesprotokoll

Overtakelsesprotokoll er et viktig dokument og kan være helt avgjørende ved en konflikt. Noen overtakelser skjer digitalt og da er det viktigere enn noen gang for utleiere å være forberedt med en god og tydelig protokoll.

Du som leier ut har kanskje erfaring med en slik protokoll, men vet du hvordan du kan optimalisere arbeidet med protokollen for å sikre en mer effektiv og trygg overlevering?

I denne artikkelen går vi i dybden på hva overtakelsesprotokoll er, hva den bør inneholde for best mulig dokumentasjon og hvordan den brukes.

Hva er overtakelsesprotokoll?

En overtakelsesprotokoll fungerer som en formell dokumentasjon på overleveringen av boligen ved leieforholdets start og slutt.

I protokollen dokumenteres blant annet hvem leiligheten overtas fra og til, når overtakelsen finner sted og leilighetens tilstand ved innflytting og utflytting.

I en god overtakelsesprotokoll blir alle detaljer om boligens tilstand grundig dokumentert. Både skriftlig og bildebasert – inkludert eventuelle skader eller mangler. Man fører inn anmerkninger, avtaler og gjerne også detaljer om renhold.

Protokollen bør gi en klar oversikt over inventar og utstyr i boligen. Det bør fremkomme hva som tilhører boligen og hvordan tilstanden på inventaret er.

Protokollen utarbeides ved overtakelse av bolig. Ikke bare ved innflytting, men også ved utflytting. Dokumentet bekreftes og signeres av begge parter. En god overtakelsesprotokoll beskytter både utleierens og leietakerens interesser.

Må man bruke overtakelsesprotokoll ved utleie?

Det er ikke pålagt å bruke overtakelsesprotokoll. Likevel bør du som utleier absolutt dokumentere overtakelsen med en overtakelsesprotokoll når du leier ut bolig.

Protokollen kan være avgjørende for å unngå konflikter og uenigheter ved utflytting. Den kan brukes til å avgjøre om eventuelle skader har oppstått i leieperioden, eller var der fra før.

Å ha en godt dokumentert overtakelse av bolig skaper trygghet for begge parter. Den minimerer risikoen for misforståelser, og sikrer en ryddig og rettferdig prosess ved utleie av bolig.

Hvorfor er overtakelsesprotokoll viktig?

Den dokumenterer at overtakelsen har funnet sted

Protokollen dokumenterer at boligen faktisk er overtatt – både ved en innflytting og ved en utflytting.

Den dokumenterer hvilken bolig som er overtatt, hvem som har deltatt på overtakelsen og når overtakelsen har funnet sted.  

Den dokumenterer tilstand på boligen

Overtakelsesprotokollen dokumenterer hva som er den faktiske tilstanden på eiendommen ved overtakelse. Dette gjøres ved å inkludere detaljer som tilstand på vegger, gulv, inventar og tekniske installasjoner, samt eventuelle eksisterende skader eller mangler i protokollen.

Beskytter utleiers eiendom og interesser

Overtakelsesprotokollen beskytter utleierens eiendom og interesser ved å gi en klar oversikt over den faktiske tilstanden på boligen ved innflytting og utflytting.

Skulle en leietaker melde om mangler etter at utleieforholdet har startet, så kan protokollen vise om det var noe leietaker burde vært klar over ved innflytting, eller om det noe nytt som har oppstått og som leietaker har ansvaret for.

Ivaretar leietakers interesser

Dersom leietaker blir forsøkt tillagt ansvar for uberettigede krav, kan leietaker henvise til overtakelsesprotokollen.

Det kan eksempelvis gjelde reparasjoner eller erstatninger for feil eller mangler som var eksisterende ved innflytting.

Gjennomsiktig og rettferdig prosess ved utleie

Utfylles en god og gjennomsiktig protokoll – med avtaler, overtakelsestidspunkt og tilstanden på boligen, så kan det bidra med å redusere antall konflikter og uenigheter.

Kan bidra til trygghet og forutsigbarhet for begge parter

Ettersom begge parter er informerte om boligens tilstand før overtakelsen, bidrar protokollen med å opprettholde en profesjonell og god relasjon mellom utleier og leietaker.

Leieforholdet kan bli mer strukturert og rettferdig. Dette igjen kan føre til færre misforståelser, og en mer positiv leieopplevelse for begge parter.

Hvordan fylle ut en overtakelsesprotokoll?

Aller først er det viktig å vite hva den bør inneholde. Slurver du her, kan det gi store utfordringer senere. Derfor bør du ha en mal som kan tilpasses. Jo mer man dokumenterer, dess bedre.

Sammenlikne boligen med leiekontrakt. Sjekk om overtakelsesprotokollen er tilpasset og omhandler den boligen som skal leies ut.

Når overtakelsesportokollen er klar, er det viktig at alle punktene fylles ut. Vær nøye og jobb deg gjennom protokollen punkt for punkt.

Som oftest er det utleier som fyller ut protokollen. Den kan også fylles ut sammen med leietaker på overtakelsen. Sammen går dere gjennom protokollen, steg for steg, og sjekker at alle punkter i protokollen er fylt ut og tatt stilling til.

Hvis noe ikke er som det skal, eller det oppdages avvik så er det viktig at det noteres i protokollen. Beskriv hvor feilen er, hva som er feil og hvem som har ansvaret.

Hvis man på overtakelsen ikke klarer å bli enige om hvem som har ansvar for avviket, og hvordan det skal håndteres, så må dette også noteres i protokollen.

Når protokollen er ferdig utfylt bør den signeres av begge parter.    

Oppsummering

Overtakelsesprotokoll er en viktig del av utleie. Samtidig er det kun én av mange oppgaver utleier må ta seg av ved utleie av bolig.

Lurer du på hvilke andre forhold du bør tenke på ved overtakelse av utleiebolig? Les mer om dette på denne siden. Her har vi laget en oversikt over flere faktorer som er viktig å tenke på før du leier ut.

Dette bør du ha orden på før overlevering:

• Husleiekontrakt
• Depositum
• Nøkler
• Informasjon om fellesutgifter
• Forsikring
• Boligens tilstand
• Bruksanvisninger og instruksjoner
• Husordensregler
• Sikkerhetstiltak